1) Demuestra los Beneficios de Utilizar un CRM
No intentes implementar un sistema exclusivamente «para controlar a la fuerza de ventas»; sin el uso cotidiano y la adopción por parte de los vendedores, no tendrás los datos necesarios para realizar las mediciones y mejoras que deseas.
Demuéstrales por qué el CRM será importante para ellos.
2) Adapta al CRM a los procesos comerciales actuales
Muchas veces parece tentador «aprovechar» la instancia de incorporación de un nuevo sistema para hacer «borrón y cuenta nueva» de todos los procesos de ventas, marketing y administrativos. Pero ello incrementará la natural resistencia que tienen los vendedores a utilizar el nuevo CRM.
Por ello, es razonable planificar un trabajo gradual y de menor impacto; con ello, la adopción del nuevo sistema por parte de los vendedores será mayor, redundando en mejores resultados para todos los involucrados (fuerza de ventas, marketing, administración y Gerencia).
3) Aprovecha los Beneficios del Acceso Móvil y Web
Una de las mayores quejas de los vendedores (por la enorme cantidad de tiempo que insume) es el «cierre del día / semana»: pasaje a documentos (habitualmente planilas Excel) que permitirán, días después, medir resultados logrados, actividades realizadas, etc. tanto al propio vendedor como a su Gerente o Supervisor Comercial.
Con el acceso móvil y web a toda la información de sus clientes y negocios en marcha (disponible online y 24×7, vía Internet) los vendedores podrán mantener la información de sus actividades (visitas, llamadas, reuniones, cotizaciones, e-mails, tareas pendientes, etc.) al día y sin esfuerzo adicional.
Como beneficio adicional, la Gerencia Comercial dispondrá de información al día, online, centralizada y consolidada automáticamente por el CRM.
4) Involúcralos desde el Principio
Las empresas suelen seleccionar e instalar nuevos sistemas sin involucrar a la fuerza de ventas y sin «marketing interno». Es fundamental conseguir el apoyo de los vendedores antes de tomar la decisión por uno u otro producto, ya que son ellos quienes deberán lidiar durante toda su jornada laboral con este nuevo software (incluso muchas veces su rendimiento será medido en base a lo que informe el nuevo CRM!).
Además, incorporar a los vendedores desde el comienzo permite que ellos den su opinión sobre el nuevo sistema, con lo cual aumentan las posibilidades de que aprovechen al máximo su potencial. La fuerza de ventas debería tener participación y poder decir «cómo les gustaría que funcionara».
5) Usa las Estadísticas a tu Favor
En Internet abunda información estadística sobre cómo los sistemas CRM mejoran la vida (y las ventas!) de los vendedores. Por ejemplo:
«Los representantes de ventas incrementan un 15% su productividad al usar CRM móviles.» (Nucleus Research).
«Involucrar a un cliente dentro de los procesos de seguimiento de un CRM incrementará entre 20% y 40% el tiempo de interacción con nuestro vendedor en su siguiente interacción comercial» (Cloudswave).
6) No Abrumes a los Vendedores
Los sistemas empresariales, incluyendo los CRM, contienen demasiadas opciones y funcionalidades; si se implementan por completo de una sola vez, pueden provocar una «sobrecarga».
Es preferible seleccionar primero aquellas funcionalidades que sean fundamentales para los vendedores (que generen ventas o potenciales negocios más rápidamente). Luego, con tiempo y planificación, podremos ir incorporando, paulatinamente, el restante de las características.
7) Ofrece Incentivos
En el proceso de ventas, buena parte de la motivación gira en torno a los incentivos (monetarios o de otro tipo). Por ello, es natural para los vendedores que exista un mecanismo similar para fomentar la adopción del nuevo sistema CRM.
Por ejemplo, puedes ofrecer beneficios para aquellos vendedores que mantengan la información ingresada de forma completa y al día (una salida temprana los viernes puede ser atractivo para muchos, y no tiene costo monetario para la empresa!). Cabe aclarar que estos incentivos serían necesarios solo durante la etapa inicial de implementación del nuevo sistema.
8) Integra el CRM a los demás Softwares
No hay nada más frustrante que alguien te diga que debes agregar otro sistema independiente a los varios softwares y herramientas que ya utilizas.
Por ello, es crítico que el nuevo CRM sea integrado a la mayor cantidad de softwares y herramientas posibles, minimizando o eliminando la introducción de datos por duplicado o la posibilidad de que haya información desactualizada entre los distintos sistemas.
