Muchos visualizan a los sistemas comerciales como una “base de datos de contactos”, cuando su real valor y utilidad está en la automatización de los procesos, algo que en SuiteCRM se denomina Flujos de Trabajo.
La automatización es parte de su verdadero poder como herramienta comercial.
La siguiente es una lista de ejemplos de automatismos, que pueden ser configurados dentro de SuiteCRM, para reducir la carga de trabajo de su equipo comercial, así como mejorar el seguimiento de los procesos (y prospectos), además de mejorar la tasa de conversión (cierres de negocios) de su equipo.
E-mail de Contacto Inicial a Clientes Potenciales
Después de agregar un Cliente Potencial a SuiteCRM, enviarle automáticamente un e-mail introductorio que ayude en el proceso de conversión.
Seguimiento de Cotizaciones
Siempre envías un correo electrónico a un cliente unos días después de enviar una propuesta, así que ¿por qué no automatizarlo? Este flujo de trabajo se activa 3 días después de que el estado de la Cotización cambie a «Enviada».
Envía Contratos Automáticamente
Cuando la Cotización cambia a «Ganada», envíe a su Cliente el Contrato para que lo firme y cree una tarea de seguimiento, para asegurarse de confirmar con él que haya recibido el correo.
Automatice las Renovaciones de Contratos
Puedes utilizar el Módulo de Contratos de SuiteCRM para enviar un aviso de renovación al Cliente, por ejemplo, 1 mes antes del vencimiento del Contrato.
Otra opción es agendar una llamada de seguimiento para que su Vendedor llame al Cliente 30 días antes de la renovación.
Tarea de Configuración Inicial de Nuevos Clientes
Cuando se cierra una venta a un nuevo Cliente, es necesario que el equipo de Administración cuente con ciertos datos fiscales (Razón Social, RUT, Domicilio Fiscal, entre otros) antes de poder emitir la primera factura.
Para automatizar esta configuración inicial se crea una tarea, asignada al Departamento de Administración de su empresa, para que obtengan los datos necesarios y los registren en la ficha del nuevo Cliente, quedando así toda la información centralizada y también disponible para su equipo comercial.
Configurar Llamadas Recurrentes de Seguimiento
Supongamos que Ud. define que todos sus Clientes deberán recibir, cada 3 meses, una llamada del Vendedor asignado.
En SuiteCRM se puede identificar a las llamadas como “De seguimiento periódico” y, al realizar una llamada de este tipo, agendar automáticamente la siguiente, para dentro de otros 3 meses.
Automatice el Seguimiento de Clientes Potenciales
Envíe un recordatorio a los vendedores cuando algún Cliente Potencial suyo permanezca sin novedades o actualizaciones en SuiteCRM (es decir, “sin seguimiento”) por más de 7 días.
Campañas de Marketing para nuevos Clientes Potenciales
Supongamos que en su empresa utilizan 3 e-mails que son enviados a nuevos Clientes Potenciales. Es posible configurar flujos de trabajo para que, por ejemplo, si el Cliente Potencial no se convierte (es decir, si no se confirma la venta), enviarle el 1er. e-mail al siguiente día de su captación, enviarle el 2do. a la semana, y así sucesivamente.
Automatice la Bienvenida de Nuevos Clientes
Digamos que, cuando se cierra un nuevo Cliente, además del Contrato hay varios formularios que el Cliente debe completar, así como aceptar ciertas políticas de privacidad, términos de uso y otros. Todo ello puede ser enviado automáticamente desde SuiteCRM, apenas se confirma la venta.
Esto asegura que los procesos formales son cumplidos, sin olvidos o inconsistencias por parte de sus equipos comercial y administrativo.
Administre sus Listas de Marketing
Supongamos que su empresa vende diferentes líneas de productos o servicios y mantiene listas de marketing de clientes segmentadas por lo que compran.
Es posible crear flujos de trabajo para agregar automáticamente Clientes a las Listas de Público Objetivo (e-mail marketing) en función del segmento de mercado al que pertenecen, así como dependiendo de las compras de cada Cliente.
Automatice el Ingreso de Clientes Potenciales
Es posible crear clientes potenciales, automáticamente, basado en los datos ingresados en un formulario de contacto en el sitio web de su empresa.
Calificación de Clientes Potenciales (Lead Scoring)
Supongamos que en su empresa utiliza ciertos criterios para determinar si un Cliente Potencial debe ser considerado «caliente«; para ello, puede asignar calificaciones (“puntos”: 1, 2, 3, etc.) a varios campos / datos en las ficha de los Clientes Potenciales.
Luego, utilizando los automatismos de SuiteCRM, se calcula la calificación de cada uno y, así, simplemente ordenando la lista de Clientes Potenciales por su “Calificación” (score), siempre conocerá cuáles Clientes Potenciales tienen más probabilidad de convertirse en Clientes!
Encuesta a Clientes Potenciales no Convertidos
Puede automatizar el envío de una encuesta (uno de los módulos de SuiteCRM) a los Clientes Potenciales que no se convirtieron en Clientes.
Podría hacerles preguntas específicas, tales como: “por qué no nos eligió” y “cómo nos percibió respecto a los competidores respecto a características, beneficios y precios.
Invita a nuevos Clientes Potenciales a seguirnos en Redes Sociales
Puede enviarle, a todos los nuevos clientes potenciales, un e-mail de invitación con enlaces a sus perfiles de redes sociales, algunos días después de su alta en SuiteCRM.
Automatizar los Informes
Si tienes que entregar un Informe de actividad semanal, puedes automatizar su generación y envío por e-mail (a un usuario específico) utilizando SuiteCRM.
Notifique al Gerente Comercial cuando se cierre un Nuevo Negocio
Se puede configurar a SuiteCRM para que, cuando se cierre un negocio (Oportunidad o Cotización) se envíe un e-mail al Gerente Comercial, informándole los datos del mismo.
Asignación de Clientes Potenciales
Puede configurar un flujo de trabajo para asignar los nuevos Clientes Potenciales a los vendedores en base a varias opciones, desde una distribución equitativa, asignarlos al menos ocupado, o podemos configurar algún tipo de lógica, por ej: dependiendo del rubro de actuación (industria) o la ubicación geográfica del Cliente Potencial.
Enviar un e-mail de Seguimiento después de una Llamada o Reunión
Supongamos que acaba de completar una llamada o reunión de seguimiento (en la que llama o visita a sus Clientes, regularmente, para mantenerse en contacto). Puede automatizar el envío de un e-mail de agradecimiento al Cliente, reforzando la relación e incluso dejando planteado el próximo seguimiento a coordinar.
Acorte su Ciclo de Ventas
Digamos que su ciclo de venta promedio es de 6 semanas. Envíe una lista de Oportunidades abiertas que tengan más de 6 semanas al Gerente Comercial (y cópiela al Vendedor asignado).
Esta es una gran herramienta en revisiones de ventas uno a uno, para ayudar a los Vendedores a concentrarse y cerrar o eliminar oportunidades que probablemente no se cerrarán.
Presente a su Contacto de Operaciones
Por lo general, después de que un Vendedor cierra un negocio, éste es entregado a un colaborador en el Área de Operaciones, para así comenzar la entrega del servicio o producto.
Podemos configurar un flujo de trabajo para que, apenas se cierra un negocio, se le envíe un e-mail al Contacto en Operaciones asignado a este negocio.
Automatice la Atención Posventa (Quejas, Reclamos y Garantías)
Cuando un cliente realiza una queja o reclamo, puede utilizar el Módulo de Gestión Posventa de SuiteCRM, que ya cuenta con la automatización integrada para enviar e-mails al recibir una nueva queja o reclamo, así como también enviar e-mails para mantener actualizado a su Cliente sobre el estado de su atención, así como al momento de la resolución y cierre.
