Son muchos los beneficios de implementar un CRM en una PYME. En el mundo de las ventas hay que estar al tanto de muchas actividades a la vez (llamadas, reuniones, correos electrónicos, documentos, contratos, seguimiento, priorización de clientes y oportunidades, evolución de negociaciones, etc.) y puede llegar a ser bastante complejo desarrollar todas estas acciones.
Cuando esto sucede, resulta muy útil recurrir a un CRM (Customer Relationship Management) para optimizar la gestión y el tratamiento de todos tus clientes y prospectos («leads» o «clientes potenciales»). Algunos de los beneficios que puedes obtener con un CRM son:
- Posibilidad de realizar un seguimiento más cercano de todos los procesos de ventas.
- Tener información muy detallada de tus clientes (actuales y potenciales).
- Mantener un registro organizado del avance en las negociaciones con cada cliente.
Sin embargo, antes de adquirir un sistema de este tipo, hay que pensar en que no todos los CRM tienen las mismas características y que, consecuentemente, no todos ofrecen las mismas posibilidades de crecimiento para tu PYME.
Para elegir el tipo de CRM que mejor se adapte a tus necesidades, debes tener claras las metas que quieres alcanzar con esta herramienta.
Por otro lado, uno de los principales factores que influyen en la elección y en la adquisición de una plataforma CRM es su precio. A pesar de la gran variedad existente de este tipo de herramientas, muchas veces los costos de estas plataformas superan las posibilidades que tienen las PYMEs.
Pero también existen excelentes CRM que ofrecen una serie de características para la optimización del proceso de ventas y que, además, no tienen costo de licencias («licenciamiento»), como es el caso de nuestras soluciones SuiteCRM y CloudCRM.
A modo introductorio, decidimos mostrarte cómo puedes sacar el mejor provecho a tu CRM en tu PYME.
1. Organiza tu Base de Datos
Cuando una PYME empieza a tener un crecimiento considerable, uno de los primeros síntomas es el crecimiento de su base de datos. Dicho crecimiento hace que sea cada vez más complejo determinar con claridad los procesos de ventas y de seguimiento de oportunidades de venta.
En muchos casos, las PYMEs pierden muchos contactos por no hacerles seguimiento ni ofrecerles la información necesaria en el momento justo.
Dentro de un CRM puedes tener un control mucho más amplio sobre tus bases de datos: puedes organizarlas para tener un panorama más claro sobre el proceso que lleva cada uno.
Para que dicha organización sea más efectiva deberías segmentar tu lista de contactos según el estado en el que se encuentra cada uno; de esta manera podrás saber qué contactos están preparados para una venta, cuáles aún necesitan un seguimiento más personalizado, y cuáles son tus clientes actuales.
2. Personaliza tus Listas de Contactos
Un CRM no solamente permite organizar tus bases de datos según el estado de cada contacto sino que, además, permite personalizar cada lista de contactos que tengas.
En esta medida, puedes realizar algunos filtros dentro de tus bases de datos según diferentes criterios, como la compañía en la que trabaja cada contacto, su puesto, localización geográfica, tamaño, rubro, industria, etc.
Incluso puedes crear las etiquetas y los filtros que consideres necesarios para facilitar todo el proceso de seguimiento y contacto con tus clientes.
3. Contacta a tus Prospectos a Tiempo
Uno de los errores más frecuentes y perjudiciales dentro del proceso de gestión de relaciones con los clientes es la pérdida de contactos calificados. Que tengas un nombre, un número de teléfono y un e-mail dentro de tu base de datos no quiere decir que hayas completado tu tarea. De hecho, es apenas el comienzo.
Para aprovechar al máximo tus oportunidades de venta, debes darles seguimiento y ponerte en contacto con tus clientes de manera frecuente; esto no solo los ayudará a avanzar como compradores, sino que también creará un vínculo entre ellos y tu PYME.
En esta medida, además de realizar un seguimiento detallado de cada uno de tus contactos dentro de tu CRM, debes tener la seguridad de que podrás contactar con un cliente potencial a tiempo y de la manera correcta.
Por ejemplo, muchos de los CRMs, además de llevar un registro de todos los contactos que has realizado con tus clientes (como grabación de llamadas telefónicas o registro de los correos enviados) también incluyen servicios de teléfono y correo electrónico integrados dentro del mismo CRM.
4. Optimiza tu Estrategia de Mailing
Un buen CRM te permitirá entrar en contacto con tus clientes de inmediato, y todo ello dentro del mismo sistema.
Sin embargo, tienes que aprender a ser paciente y esperar el momento justo. No envíes un correo a tu posible cliente porque crees que es el momento correcto, sino piensa desde la perspectiva de tu posible cliente y procura establecer y configurar automatismos («workflows») o estrategias de mailing que se envíen en momentos acertados para tus clientes.
5. Analiza el Comportamiento de tus Oportunidades de Venta
Para que puedas aprovechar al máximo tu CRM para PYMEs, debes analizar constantemente el comportamiento de tus contactos. Recuerda que a medida que estos avanzan por su recorrido como compradores, cada uno empieza a vincularse más estrechamente con tu PYME y, por lo tanto, modifica ligeramente su propio comportamiento.
En este sentido, debes disponer de la capacidad de identificar dichas modificaciones, para poder conocer en mayor profundidad a tus clientes potenciales y compradores, adaptando así tu estrategia a sus nuevos comportamientos.
Estos son algunos consejos sobre la mejor manera en que puedes aprovechar un CRM en tu PYME. Estos consejos te ayudarán a maximizar tu inversión en la herramienta y, además, podrás optimizar tu estrategia de ventas, aumentando los beneficios obtenidos!
